Comment faire passer des entretiens annuels réelement efficaces ?

En France, l’entretien annuel n’est pas obligatoire. Mais ce serait dommage de se priver de ce rendez-vous avec des avantages pour les managers et les collaborateurs. Pour une efficacité maximum, on vous explique comment le présenter à vos équipes, se préparer et adopter la bonne attitude. Sans oublier quelques conseils sur l’entretien en temps de Covid.

 

Entretien annuel : quel intérêt pour le manager ?

L’entretien annuel d’évaluation (EAE) est à la fois un levier de performance, un facteur d’alignement des équipes, et permet aussi de contractualiser les missions pour éviter les conflits. Il doit également permettre aux managers de mesurer la contribution individuelle de son équipe à la performance de l’entreprise.

N’oublions pas que c’est également un outil de reconnaissance. Si l’entretien annuel d’évaluation est bien mené, le collaborateur peut se reconnaître comme la partie d’un tout, et apprécier à sa juste valeur sa contribution à quelque chose de plus grand. En cette période difficile, c’est l’occasion de faire prendre conscience à votre équipe de l’importance de sa mission et donc de sa responsabilité.

 

Comment présenter cet entretien individuel à son équipe ?

Dans un entretien annuel d’évaluation de la performance et des compétences, votre collaborateur entend avant tout évaluation ! Présentez-le plutôt comme un atelier de travail sur le thème des objectifs. Et c’est ce qu’il est. Le but est de passer en revue :

• Le bilan de l’année écoulée et l’analyse de votre collaborateur
• L’étude des objectifs et moyens pour l’année à venir 
• Évaluation des compétences et identification des axes de développement du collaborateur

Tout ceci pour concourir ensemble à l’atteinte des objectifs de l’entreprise. On y parle donc engagement et motivation des collaborateurs.

 

Un moment d’échange… mais pas sur n’importe quel sujet

On parle souvent de l’entretien annuel comme d’un moment d’échange. Un rendez-vous centré sur les objectifs où on peut aussi parler conditions de travail, style de management, collaboration avec l’équipe….  En revanche, on ne parle pas de la vie privée. Si le collaborateur l’aborde, il faut identifier en quoi cela a un rapport avec le travail.

 

La question des augmentations en entretien annuel

En le présentant comme un atelier de travail sur le thème des objectifs, vous ne serez pas surpris si nous vous déconseillons d’aborder le sujet de la rémunération à l’occasion de ce rendez-vous. Si votre collaborateur soulève la question, faites preuve de pédagogie. Rappelez-lui que l’EAE n’est pas le seul critère retenu pour attribuer ou non une augmentation. Au-delà de la propre performance du collaborateur, celle de ses pairs, la politique salariale, le niveau de rémunération par rapport à celle de ses pairs, par rapport au marché entrent aussi en compte. Quoiqu’il en soit, engagez-vous à le tenir informé.

 

Comment se préparer à un entretien annuel ?

• Reprenez l’historique des tâches confiées à votre interlocuteur et documentez-vous, par exemple en récoltant des feedbacks clients
• Préparez une entrée en matière bienveillante
• Assurez-vous aussi de vous rendre 100 % disponible et à l’écoute pendant les 1h30, en moyenne, que durera l’échange

Mais n’attendez pas l’évaluation annuelle pour parler de ce qui a réussi ou échoué ! On ne devrait jamais rien dire de nouveau lors du bilan de l’EAE, qui n’est qu’une synthèse de l’année écoulée.

 

Comment aborder l’entretien annuel ?

L’entretien annuel est un exercice qui requiert, de la part du manager, de la cohérence, du courage, des idées claires et une posture résolument constructive. Voici quelques conseils pour le jour J :

• Veillez à poser des questions toujours ouvertes et rendez votre collaborateur moteur de l’entretien : « Comment te sens-tu ? Qu’est-ce qui a bien marché selon toi ? Quelle est ton évaluation de l’année écoulée ? De quoi as-tu besoin pour réaliser ta mission ? ». C’est à lui de s’exprimer la majeure partie du temps.
• Dialoguez sur le pourquoi et le comment
• Osez dire les choses, y compris ce qui n’a pas été : un délai non tenu, un client mécontent… – Exprimez-vous avec respect et impartialité (soyez factuel) et invitez votre interlocuteur à réagir
• Faites toujours bon accueil aux objections et consignez les points de désaccord dans votre synthèse

 Lorsque vient le moment de présenter les objectifs pour l‘année à venir, profitez-en pour clarifier les critères d’évaluation. Le manager doit s’assurer de la compréhension des performances attendues, des moyens, délais ou budgets et des critères d’évaluation de l’atteinte des objectifs. Enfin, concernant l’évocation des compétences nécessaires à la réalisation des missions, pensez à inviter votre collaborateur à valoriser ses points forts et à la manière de capitaliser dessus.

 

Quelles suites donner à l’entretien annuel ?

Vous devrez remettre votre rapport d’évaluation à votre collaborateur. Laissez-lui suffisamment de temps pour le commenter, le compléter et accepter, ou non, de le signer. Au-delà de cette restitution, mettez un point d’honneur à enclencher les actions évoquées pendant l’entretien, par exemple une formation, un autre rendez-vous, la mise à disposition de nouveaux outils…Et tenez vos engagements dans les délais convenus !

 

L’entretien d’évaluation et contexte Covid

Cette année plus que tout autre, l’exercice de l’entretien annuel sera délicat : les objectifs ont été abandonnés ou revus de façon précipitée, les équipes contraintes d’improviser le télétravail, parfois placées en chômage partiel… Il faut donc inviter les managers à « faire preuve d’empathie, remercier, écouter : reconnaître les efforts accomplis et saluer l’incroyable adaptabilité dont vos équipes ont su faire preuve. Le coup d’arrêt brutal que votre entreprise a peut-être subi ne doit pas vous dispenser de rappeler les objectifs fixés initialement, ceux qui ont été maintenus, annulés, ou simplement suspendus. Ensuite, compte tenu de l’incertitude pour l’année à venir, veillez à être très clair sur objectifs fixés et à les prioriser.

Pour finir, si vous devez réaliser cette réunion à distance, prévenez votre collègue qu’elle devra se dérouler caméra allumée afin de garder le contact visuel, avec le support d’évaluation en partage d’écran.